Gilles le Cardinal est professeur émérite en Sciences de l’Information et de la Communication à l’Université de Technologie de Compiègne (UTC). Il a, notamment, co-développé la méthode PAT-Miroir © qui compte aujourd’hui près de 500 applications. PAT, c’est pour Peurs, Attraits et Tentations. Gilles, qui est également auteur auteur de deux livres sur la confiance – “La dynamique de la confiance” et “Construire la confiance, de l’utopie à la réalité” – partage son expertise en vous proposant 10 étapes pour faciliter la coopération au sein d’une équipe projet. Quoi de plus “écologie humaine” que la coopération ?
- Première étape : prendre conscience de la nécessité et de la difficulté de coopérer au sein d’une équipe projet
- Deuxième étape : choisir les partenaires et reformuler ensemble de la finalité du projet
- Troisième étape : prendre conscience de l’importance des interactions et proposer d’une nouvelle façon précise et performante de les décrire par l’inventaire des Peurs, Attraits et Tentations (PAT) des différents acteurs
- Quatrième étape : découvrir la triple relation réciproque entre : « le couplage des revenus, la croissance de la confiance, la baisse des Peurs et des Tentations et la croissance des Attraits des équipiers »
- Cinquième étape : faire l’effort d’essayer de se mettre à la place de l’autre, en sachant que cela est impossible en toute rigueur
- Sixième étape : construire ensemble une première représentation commune, qui servira de tableau de bord du projet
- Septième étape : compléter cette représentation commune par l’identification des Dangers, Objectifs et Valeurs (DOV) structurée par thèmes et sous-thèmes
- Huitième étape : rechercher, par ateliers de créativité stimulant l’intelligence collective, des préconisations susceptibles de garantir la réussite du projet tout en construisant la confiance
- Neuvième étape : structurer les préconisations en axes et sous-axes qui constituent une deuxième représentation du projet conçue pour l’action
- Dixième étape : construire, en comité de pilotage, un véritable programme d’actions, synthèse des préconisations de tous les acteurs concernés, comportant trois composantes : le management des risques, des objectifs et de l’éthique relationnelle
SIXIÈME ETAPE : construire ensemble une première représentation commune, qui servira de tableau de bord du projet
Qu’on nous intègre dans un projet ou que nous fassions appel à des collaborateurs pour y participer, il est évident que chacun des membres d’une équipe construit une représentation personnelle du projet qui est grandement fonction de son expérience, de ses compétences et des objectifs qu’il se donne ou qu’on lui donne. Construire une coopération avec des collaborateurs qui ont chacun dans leur tête une vision différente du projet est quelque chose de très difficile.
Le responsable du budget cherche à minimiser les coûts de fonctionnement et d’investissement. Il découpe donc le projet en sources de dépenses. Le responsable qualité cherche à garantir que le produit final bénéficiera de propriétés adaptées à son usage et si possible de meilleure qualité que le produit de la concurrence. Il découpe donc le projet en tests de qualité à mettre en place, depuis la réception des matières premières jusqu’au départ des produits finis. Les visions des différents membres du projet divergent, leurs critères sont différents et peuvent rapidement devenir antagonistes. Par exemple, le coût minimum n’est pas souvent compatible avec la qualité maximum.
Pour prévenir ces divergences qui peuvent rapidement devenir conflit, il est important de proposer à l’équipe de construire une vision commune du projet. En quoi consiste cette représentation commune ?
Elle se compose d’abord de la finalité du projet qui transcende les objectifs de chacun. La finalité du projet n’est ni de minimiser les coûts ni de maximiser la qualité. Si le projet consiste à concevoir et produire un nouveau matériel, la finalité est que ce produit trouve sa place dans le marché en répondant à un besoin et qu’il permette de dégager un profit raisonnable. Une réunion est utile pour définir tous ensemble cette finalité en une phrase d’une ou deux lignes qui conviennent à toutes les parties impactées par le projet.
Il faut commencer par inventorier ensemble toutes les parties impactées par le projet pour être sûr de n’oublier personne.
Puis la représentation commune continue de se construire avec l’inventaire et le classement des PAT possibles de toutes les parties, comme nous venons de le voir à l’étape précédente.
Mais il faut aller plus loin : il est important d’organiser ce classement général des PAT en thèmes qui vont constituer un tableau de bord élaboré par tous les participants. Ces thèmes peuvent eux-mêmes être divisés en sous thèmes. Des histogrammes peuvent alors être construits par thèmes et sous thèmes qui permettent d’opérer un diagnostic de chaque thème et sous thème pouvant être : très satisfaisant, standard, en blocage, en conflit, en crise ou encore en situation instable.
Ce diagnostic élaboré en commun va permette d’orienter la recherche d’améliorations thème par thème en commençant par les plus délicats afin de sécuriser le projet. L’équipe a ainsi construit un tableau de bord qui sera précieux pour évaluer l’état d’avancement du projet.30
